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Recomendaciones para la #organización de un #evento en sitio, en tiempos del #coronavirus
Por Felipe Reyes Barragan

Volver a los eventos presenciales implicará, desde su planeación, todo un reto donde los aspectos de seguridad y salud serán fundamentales y se convertirán en los pilares sobre los cuales se sustente un evento.Aunque aún no regresamos a los eventos con la misma cantidad de asistentes y los formatos conocidos, tenemos ya eventos con formatos híbridos, donde tenemos una parte virtual y otra presencial, ya sea porque está abierto a los medios o ciertos invitados.En el caso de los eventos que tendrán un alcance digital, aunque sean sin público o virtuales se requieren de controles estrictos pues habrá personal de apoyo, desde los que operan el espacio, los que hacen las conexiones, los de limpieza, seguridad, técnicos, proveedores y los que participan en el mismo evento.Lo cierto es que aunque hay mucha información (teoría) todavía es poca la práctica que se tiene y esto implica entonces que las formas de organizar y visualizar un evento cambien radicalmente.EN LOS PREPARATIVOS.Al ir al espacio, sede o venue donde será la actividad se debe considerar:1.- Es obligatorio usar cubrebocas en todo momento. En caso de que alguien llegue sin él o este esté ya muy usado (más de 8 horas de uso) se le debe proporcionar uno.2.- Debe haber personal de salud o comisionado que lleve la bitácora de acceso con el registro de toda persona que ingresa al espacio a la que previamente se le toma su temperatura, se le da alcohol en gel, se registra y se le aplica el cuestionario de sintomatología. Este filtro debe estar presente todo el tiempo que sea necesario y todos deben ser revisados. Se sugiere haya solo una entrada, en caso de tener otra y deba mantenerse, es necesario entonces tener un segundo filtro.3.- Mantener una distancia de 1.5 como mínimo entre persona y persona4.- Habilitar una sola entrada y una sola salida, cuidando también las indicaciones de protección civil en cuanto a temas de salidas de emergencia. Esto porque si tenemos un acceso sin control o filtro, puede ingresar alguien que puede romper el sello establecido de acceso y control.DURANTE EL EVENTOCada sede es especial y tiene sus características y complejidades. Habrá espacios donde pueda ser fácilmente bloqueadas secciones o áreas, en otras, habrá que hacer modificaciones, pero lo que es cierto es que vale más exagerar que quedarse cortos.1.- La distancia mínima es de 1.5 hacia el frente, atrás y los costados. Hay que marcar los espacios donde la gente pueda sentarse y los espacios donde no, de tal manera que evitemos tumultos y nudos. De preferencia deben dejarse filas intermedias vacías a manera de una utilizada, otra bloqueada.2.- Se deben trazar rutas visibles de entrada y salida. La entrada debe ser por secciones, procurando sea ágil el acceso y por supuesto, cuidando la distancia de por medio. La salida igual, salen primero los más cercanos a la puerta o salida habilitada. Mientras tanto, las demás personas deben esperar en su lugar.3.- Las indicaciones deben darse en la invitación o convocatoria, a su llegada, en el sonido local mientras el acto inicia y al finalizar el evento.4.- Los accesos al evento deben ser controlados. Se debe saber quien asiste y tener sus datos actualizados de contacto.En la invitación se le debe comunicar las medidas que se tomarán, los requisitos para ingresar, la duración del evento, las particularidades y los accesos habilitados.5.- En un primer filtro, se toma temperatura, se les proporciona gel y cubrebocas si es que no lo trae o bien, se le cambia por uno nuevo (los cubrebocas usados se depositan en un contenedor con bolsa) y se le aplica cuestionario, si la autoridad sanitaria no detecta una temperatura alta o síntomas visibles, el acceso se da. La persona pasa al segundo filtro donde se verifican sus datos (quienes están comisionados portaran cubrebocas y mascarilla) y pasa al cuarto filtro, que es donde se ubica el tapete sanitizante donde deberá «desinfectar» su calzado, se le vuelve a dar gel y entonces ingresa al espacio que estará marcado con puntos o marcas visibles donde el invitado, con sana distancia, puede esperar el ingreso ordenado y controlado.6.- El acceso a los baños se controla de tal manera que no haya más de 3 o 4 personas al mismo tiempo. Para esto, se señalizan los puntos de espera y se establece una persona que, con cubrebocas, al igual que todos los colaboradores de los filtros previos, va controlando los accesos.7.- El cuarto filtro o control es al ingresar a la sala donde se le vuelve a dar alcohol en gel y siguiendo el camino trazado, accede a su lugar o espacio asignado. Ahí deberá permanecer hasta que el evento termine, si por alguna razón debe salir o hacer uso de los servicios, saldrá por la salida habilitada y deberá ingresar por el acceso donde está el cuarto filtro donde nuevamente se le coloca gel en sus manos, esto siempre y cuando NO salga del edificio, en caso de hacerlo, deberá realizar todo el proceso desde el filtro 1.8.- Previo al inicio del evento, en el sonido local se dan a conocer los protocolos de salud establecidos, las rutas de salida así como las indicaciones de permanecer en su lugar, no abrazar ni tocar a sus compañeros y salir por bloques al término del evento.AL FINALIZAR EL EVENTOLas medidas de salud deben seguir hasta que el evento termine y no haya más personas en el recinto o espacio.1.- Se debe establecer salidas suficientes para evitar cuellos de botella. Al salir se les proporciona nuevamente alcohol en gel.2.- Si a la salida hay grupos o personas platicando muy cerca una de otra, se les pide que guarden su distancia y se les conmina a salir, para cerrar el espacio y evitar que se formen otros grupos.3.- Si bien ya no debe haber acceso al espacio, conviene tener siempre una guardia con el termómetro digital y un registro. Más vale.RECOMENDACIONESEl anfitrión u organizador debe llevar un registro o relación de las acciones y medidas implementadas, los resultados, las observaciones, los tiempos así como las oportunidades y debilidades de esta manera se puede para revisar su viabilidad y efectividad, así como poder escalar el aforo cuando los semáforos cambien y se permitan eventos con mayor número de asistentes.Cada evento es único, así como el espacio es diferente, por ello, vale la pena siempre revisar lo que ha hecho y lo que se puede hacer, NO confiarse ni pensar que lo que hicimos con anterioridad será suficiente.Capacitar e informar es de vital importancia. Todos los involucrados deben saber que sucederá, qué medidas se tomarán para salvaguardar su salud y además, hacerlos partícipes de las decisiones para tener diferentes visiones que coadyuven al evento en todos sus aspectos.El uso correcto el cubrebocas es fundamental y debe ser usado en todo momento, y al mismo tiempo, se debe ser responsable y consciente de nuestras acciones, quizás sea molesto no poder saludar de mano, o queramos quitarnos el cubrebocas por incomodidad. Pero al hacerlo, nos ponemos en riesgo nosotros, nuestros compañeros y familiares.*****Las primeras acciones que hagamos entorno a la organización de un evento sentarán precedentes y eso será, luego un hábito y una rutina. Hacerlo bien, con la asesoría de las autoridades de salud y los equipos participantes redundarán en un mejor regreso, paulatino si, pero con estrategia hacia la nueva normalidad

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¿Adiós a la mesa de canapés?
Por Felipe Reyes Barragan

Con el coronavirus la economía, los negocios, el trabajo y lo que antes  considerábamos normal, está viviendo una etapa de ajustes, acomodos y sobre todo,cambios que inciden en nuestra forma de vivir y convivir.Con el temor en ciernes de un contagio por un contacto con el virus, lo que antes hacíamos de forma "normal" ahora nos da un pavor siquiera pensarlo. Y entre estas cosas aparece el tema del catering.Es un hecho que dejaremos de ver mesas atiborradas de alimentos expuestos al exterior, disponibles para ser tomados por alguna persona, ni siquiera usando cubrebocas y los utensilios dispuestos a ello, con tanta exposición previa a través de videos donde vemos cómo "viaja"  el virus de mano a mano o superficie, dudo mucho que alguien, en los siguientes meses, se anime a colocar una barra de alimentos como antes se hacía.En los hoteles el servicio a la habitación será el hit, donde el desayuno continental será el nuevo rey. Las cartas suntuosas darán paso a menús más sencillos, que no implique tanta decoración ( por el contacto con las manos del chef o cocinero) y quizás hasta el box lunch sea la opción para los que tengan prisa.En el sector MICE los clientes y usuarios exigiremos certificaciones que "garanticen" el manejo adecuado de los alimentos, quizás veamos aplicados sellos del tipo "COVID Free" para que estemos más tranquilos. Los organizadores y banqueteros tendrán que implementar estrategias y acciones de comunicación sobre  las medidas y procesos que aplican y así generen seguridad y confianza.Los alimentos serán preparados al vacío, además de estar embalados con materiales biodegradables y además, asépticos.Los espacios para estos momentos deberán ser amplios y ventilados, con acceso a medidas de higiene como sanitarios y lavabos con agua y jabón, gel, sana distancia en áreas sociales y demás medidas que de primera, impactaran en los procesos de los que se dedican a este segmento de negocios.Quizás todo vuelva  a la normalidad cuando haya una vacuna probada, o quizás no, quizás estamos siendo testigos de una reingeniería del sector alimentos y bebidas en la hoteleria, turismo y MICE.

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4 consejos para estar "presente" desde la distancia, con tus clientes y proovedores.
Por Felipe Reyes Barragan

Es un hecho, estamos en un momento complicado; entre la salud, la economía y la incertidumbre, es normal que sientas, sintamos, una gran preocupación y agobio y no sepamos si es correcto y hasta qué grado mantener una comunicación con tus usuarios, clientes, proveedores y la comunidad.Y te tengo una noticia, es una situación general. Muchas empresas han disminuido o reducido al máximo su presencia en redes, en espacios tradicionales y en diversos formatos de comunicación. Un tanto, por no ser oportunista o poco empático, y otro tanto por desconocer qué estrategias podemos usar en estos tiempos.Pero antes, un consejo “No comuniques al exterior sino lo has hecho hacia el interior.” No puedes establecer estrategias de comunicación al exterior sin siquiera haberte reunido con tu equipo y resolver de forma constante sus dudas, preocupaciones e incertidumbre.Te comparto algunas ideas que te permitan tener líneas abiertas con tus públicos en tiempos donde la presencia empresarial es básica para mantenerse en el “top of mind”. Pero ojo, no se trata de vender, es mantenerse en el radar para que esta cuarentena no sea un vacio para tu empresa.1.- Mueve tus redes todos los días.En tus publicaciones, utiliza lenguaje constructivo y positivo, no caigas en el amarillismo y en “fake news”. Genera contenidos de utilidad, consejos, recomendaciones, tutoriales. Encuestas mencionan que se ha incrementado, entre un 20 % a 30% ,el tiempo que dedicamos a navegar.2.- Arma videoconferencias o webinars, exclusivos para tus clientes y colaboradores. Preocúpate por ellos.Utiliza tu expertisse y el de tu equipo y organiza conversatorios y charlas  de forma quincenal con tus clientes, que te vean, y que tú los veas.3.- Únete a la discusión y elabora proyecciones, estudios de impacto y posibles soluciones y compártelos con los medios, las cámaras y tus clientes. Usa las RRSS a tu favor. Destaca en tu segmento y propón ideas, soluciones y propuestas de mejora. Es impresionante la cantidad de problemas y pocas las soluciones  propuestas. ¿Quieres destacar? ¡Comunica!4.- Usa tu línea telefónica y del celular. En estos momentos, mucha gente aprecia una llamada, una conversación casual, no todo es negocio, hay personas que están pasando momentos complicados y solos. Una llamada tuya o que estés disponible para atender una, marcará la diferencia.Concéntrate en tus clientes, más allá de los negocios, son tiempos de empatía, solidaridad y unión, lo bueno está por venir.

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Los eventos como generadores de experiencias en el desarrollo los negocios
Por Felipe Reyes Barragan

Hoy el panorama pinta sombrío, con las cancelaciones, los vuelos detenidos, los aislamientos y la economía , los eventos, el sector tendrá, tiene que reinventarse  para subsistir y cuando esto pase, que pasará, aprovechar la experiencia que esto nos está dejando generar experiencias que inclinen la decisión de compra de un prospecto o comprador, de entre una lista de opciones que seguro en cuanto puedan, saldrán al mercado, unos, con precios de risa, otros, con promociones o cortesías, y otros tantos, los pocos, con experiencias únicas. Esta se ha convertido en una labor compleja e interesante, pues cada vez, es necesario innovar pero también buscar en la esencia del negocio y del producto para lograr la preferencia de compra.Los eventos son una de las herramientas básicas y fundamentales en la generación de experiencias siendo fundamentales en el marketing experiencial, pues cuando son bien organizados, son actividades que generan en el público emociones, sensaciones y por ende, experiencias que trascenderán en el tiempo y quedarán arraigadas como  un recuerdo y es posible que termine generando una marca.Cuéntame, ¿qué imagen genera en tu mente cuando lees  “Starbucks” o “Formula 1”? Seguramente en tu mente se agolparon recuerdos y sensaciones, positivas y negativas, bueno, eso mismo sucede con los eventos, que como ejemplificamos, son conductores no solo de experiencias, sino de marcas globales que conjuntan los servicios de un destino así como de sus actores principales. Imagínate ahora que piensa la futura novia que al escuchar hablar de Miami llega a ella un dejo de tristeza y vacío porque no pudo viajar ni casarse en dicho destino que planeó durante meses y que  ante la contingencia tuvo que cancelar . Bueno,  recuperar el branding y superar las percepciones que sobre un sitio o servicio se tengan será unos de los factores que nos permitan seguir y sobresalir adelante y para ello  no solo hay que generar estas experiencias a través de eventos, hay que hacer el análisis del grado de satisfacción y percepción, por supuesto,de los usuarios sobre sus experiencias y visitas que a la postre genera una valiosísima información de la interpretación, apropiación, uso y de los servicios consumidos, al hacerlo, entramos entonces en la economía de la experiencia, donde  el cliente o usuario se identifica con productos, servicios, marcas y organizaciones que le produzcan experiencias memorables y significativas bajo seis dimensiones: Interacción, coherencia, intensidad, duración, detonadores sensoriales y cognitivos y significancia.Importante es entender que estos conceptos no son nuevos, desde el año 1999, Bernd Schmitt , en el libro Experiential Marketing, menciona “El cliente ya no elige un producto sólo por la ecuación del coste beneficio, sino por la vivencia que ofrece antes y durante su consumo”. El mundo de las experiencias no es algo nuevo.El reto para las empresas es crear conexiones emocionales entre ellos (destinos – productos)  y las personas (clientes, usuarios).Traducido en otras palabras, ¿si tu empresa y/o producto fuera una persona, que valores y atributos comunicaría? y lo más importante ¿Que comunica ahora mismo?AUTOR: Felipe Reyes Barragan

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Los eventos en tiempos del Coronavirus ¿Seguir adelante o cancelar?
Por Felipe Reyes Barragan

Es una realidad que nos alcanzó, el #Coronavirus se ha convertido ya en pandemia y países en todo el mundo, dependiendo de la fase o etapa en la que se encuentren, han tomado medidas desde cancelar o suspender clases, controlar accesos de extranjeros de ciertas zonas, hasta la cancelación o postergación de eventos de tipo masivo o que por su alcance, pudieran ser focos de contagio.Lo primero ¡Calma! Si, es un momento complicado para todos, y lo que hagas a partir de este momento, puede ser fundamental para ti como organizador de eventos y tu empresa. La premisa siempre deber ser la salud por encima de cualquier otra cosa. Así que veamos cómo manejar la situación y qué hacer en caso de que decidas o tengas que cancelar, suspender o reagendar actividades de forma posterior.Seguramente tienes una influencia en tu comunidad, clientes o familiares, desde ahí, se consciente y responsable de lo que dices, publicas y envías. Infórmate de fuentes oficiales y procura la salud y bienestar de tu equipo, proveedores y de todos aquellos con los que tengas contacto. No caigas en pánico y NO hagas caso de rumores, verifica la información OFICIAL y desde ahí, toma decisiones.En México los eventos y concentraciones masivas, de más de 5000 personas, se sugiere sean cancelados aunque desafortunadamente al ser todavía una recomendación, hemos visto como festivales de más de 60,000 personas se realizan.  Si en tu ciudad no hay aviso oficial de esto, y tienes un evento en puerta en los siguientes días y no puedes cancelarlo, entonces hazlo más seguro para todos, incluyéndote a ti:Si no cancelasColoca gel y toallas limpiadoras en los accesos a tu evento.Agiliza las entradas, evita cuellos de botella.Mantén con agua y jabón tus baños. Facilita el lavado de manos constante.Si te es posible, ten en tus pantallas o sistema de sonido las recomendaciones oficiales de higiene. Puedes imprimir algunos carteles y ponerlos en lugares visibles y estratégicos. Pero ojo, no abuses, informa, no alarmes.Establece un programa de limpieza en áreas comunes de forma frecuente y utiliza líquidos y sanitizantes de calidad.Manda un correo a los participantes y asistentes informando de las facilidades que tendrás disponibles antes y durante el evento.Informa a tu equipo de acciones concretas, no saludar de mano ni de beso, pero sí quizás chocar los codos o simplemente sonríe. Toma en cuenta que hay personas que por hábito y costumbre extenderán su mano, ante eso, se atento y solo sonríe y di que estas siguiendo las medidas de higiene para el bienestar de todos.Si tienes invitados del extranjero, verifica su situación médica y avísales que por control y seguridad de ellos y de los demás, serán revisados al llegar al aeropuerto o central de autobuses. Seguro lo entenderán.Se considerado y contempla que quizás haya alguien que ya no quiera asistir a tu evento por razones personales. Si tu evento es de corte comercial y cobraste. la sugerencia es que, si puedes, reembólsale lo mas que puedas, u ofrécele un cambio o ticket abierto. No pierdas clientes y más si puedes hacer algo al respecto.Es posible que tu evento, aunque tenga el 100% de confirmaciones tenga algunas inasistencias las cuales podrían serte avisadas con anterioridad o no. Ante ello, considera la situación y avísale a tus proveedores y participantes y si te es posible, virtualiza ciertos contenidos como charlas o conferencias y así puedas ofrecerlas a quien no pueda o quiera asistir. Revisa tus finanzas, puede ser que esta ocasión pierdas, pero si eres tu quien cancela por el bien de la comunidad, seguro te será recompensado en el futuro, las acciones de responsabilidad social siempre son bienvenidas por todos.Si cancelas.Dura decisión, pero siempre el bienestar de todos, incluido tú, es primero.Si has tomado esa acción, lo primero es avisar a tus proveedores, es posible, sobre todo si hay tiempo previo, que ciertos gastos no se hayan realizado y puedas tener ese crédito para cuando reagendes. En caso de que ya tengas materiales, guárdalos y úsalos posteriormente.Avisa lo más pronto posible, y hazlo de forma clara, sencilla y eficiente. Hazlo por todos los medios de contacto que has usado de forma habitual  y sobre todo, no dejes vacíos en la información. Si tu evento es de costo, deja de vender en el momento que decidas cancelar e informa, a los que ya compraron, el proceso para devoluciones, reembolsos o cambios. Se transparente y publicalo como es, seguro tendrás el apoyo y comprensión de una gran mayoría.Si hay asistentes de otras partes del país o del mundo, avísales en cuanto determines cancelar y de preferencia habla con ellos, eso puede ayudar a controlar los rumores y chismes. Hazlo rápido, quizás no hayan comprado los vuelos o puedan hacer cambios.—Como verás, no hay un protocolo exacto que puedas implementar y seguir al pie de la letra en caso de que sigas con tu evento o lo canceles, es un tanto el criterio, la habilidad y la experiencia y por supuesto, el sentido común. Con todo ello e información, toma las medidas necesarias y convenientes para todos. Hay algo seguro, todo termina por pasar.

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